Den Anfang bildete ein Proof of Concept, in dessen Rahmen verschiedene Funktionalitäten getestet wurden.  Seit der Einarbeitungszeit werden die Workflows bei ekom21 inhouse und komplett eigenständig umgesetzt. Dies war ein Onboarding-Prozess, bei dem der IT-Dienstleister initial durch das Consultingteam des Herstellers mit speziell angepassten Modulen geschult wurde. Mittlerweile erstellen fünf Mitarbeiter*innen regelmäßig Workflows in Flowster Studio. Um dies zu erreichen, setzte ekom21 auf den unternehmensinternen Know-how-Transfer. Im Rahmen von Multiplikatoren-Schulungen gab Mühlhausen sein Wissen weiter. 

Er erklärt: „Ich habe gewisse Standard-Workflows bzw. Templates entwickelt, die die Kollegen einfach nutzen können. Bei diesen brauchen sie lediglich ihre Parameter eintragen und können so im Designer eigenständig Workflows erstellen, ohne umfangreiches Hintergrundwissen.  Bei komplexeren Fragestellungen schätzt der Automatisierungs-Spezialist den direkten und persönlichen Draht zum Hersteller, um schnelle Hilfe aus erster Hand zu erhalten. In persönlichen Support-Sessions wird dabei konkret auf individuelle Workflows eingegangen. „Mir wird immer unkompliziert und zeitnah geholfen“, verdeutlicht Mühlhausen.

So versendet beispielsweise der ekom21-Kundenservice E-Mails automatisiert per Workflow an Kunden.  Inzwischen läuft das System ausfallsicher auf zwei gespiegelten Servern. Ein Load Balancer sorgt für die effiziente Datenverarbeitung. Dazu wird die große Zahl von Anfragen auf die parallel arbeitenden Systeme verteilt. Die Workflows werden direkt in mehreren Domains über jeweils einen separaten Execution Agent ausgeführt. Der Vorteil dabei ist, dass keine zusätzliche Firewall-Freischaltung erforderlich ist. Jeder achte Mitarbeitende bei der ekom21 greift regelmäßig auf die automatisierten Services zu. Momentan werden über 80 Workflows produktiv genutzt – Tendenz steigend. Der Rechenzentrumsbetreiber setzt die Automatisierung hauptsächlich im operativen IT-Betrieb ein.

Tim Mühlhausen erklärt: „Wir nutzen die Plattform als Self-Service unserer IT für unsere Kunden. Mit Kunden sind in unserem Fall die Anwendungsbetreuer gemeint. Damit sorgen wir dafür, dass diese die Prozesse selbst ausführen können, ohne dafür direkt auf die IT zukommen zu müssen.“ Aber auch andere Abteilungen haben die Vorteile der Automatisierung erkannt und nutzen das Portal der Plattform intensiv.

Zu den Services zählen Prozesse wie Bereitstellung und Updates von Anwendungen, Neustarts von Umgebungen oder das Generieren von Logfiles. „Besonders hilfreich und entlastend für die Anwendungsbetreuer ist, dass sie diese automatisierten Abläufe zeitlich planen können und niemand mehr dafür zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen muss.“ Das Scheduling von Workflows wird bei ekom21 vor allem für das digitale Einwohnermeldewesen „emeld21“ verwendet. Der IT-Dienstleister stellt die Software für Städte und Kommunen in ganz Hessen bereit. Diese Drittanwendung ist über eine Schnittstelle in die Automatisierungsplattform eingebunden. Durch automatisierte Updates und Neustarts ist die Anwendung jederzeit verfügbar und immer auf dem neuesten Stand.

Zudem nutzt ekom21 die Automatisierungsplattform auch als Orchestrierungstool – vorrangig im Zusammenspiel mit Ansible. Auch das Open-Source-Werkzeug wird über eine native Schnittstelle von Flowster Studio angesteuert und führt die Workflows im Hintergrund aus.

Zusammenfassend sorgt die Automatisierung bei der ekom21 für eine deutliche Entlastung von Routineaufgaben sowohl für Anwender als auch für die IT selbst. Die verantwortlichen IT-Beschäftigten müssen nicht mehr per

Telefon oder E-Mail kontaktiert werden und können wichtigeren Tätigkeiten nachgehen.  Vor allem das Scheduling stellt eine enorme Arbeitserleichterung dar und wird viel genutzt.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Schnelligkeit und die damit verbundene Zeitersparnis. Im Vergleich zur manuellen Vorgehensweise benötigen automatisierte Updates wesentlich weniger Zeit. Dadurch reduzieren sich gleichzeitig auch indirekt die (Personal-)Kosten.

Ein Beispiel dazu aus dem operativen IT-Betrieb: neue Versionen für die Digitalisierungsplattform „civento“ können von den Anwendungsbetreuern selbstständig durchgeführt werden. „Besonders wenn mehrere Umgebungen zu unterschiedlichen Zeiten geupdated werden, bietet dies einen enormen Zeitvorteil, bei deutlich weniger Fehlerpotenzial“, sagt Mühlhausen. Auch die Wartezeit für damit zusammenhängende Tickets entfällt. Tippfehler durch händische Eingaben gehören mit der Automatisierung ebenfalls der Vergangenheit an.

Tim Mühlhausen ist auch vom Portal der Software begeistert: „Flowster als Frontend ist eine riesengroße Erleichterung, weil wir dadurch unsere Services einer breiten Masse an ekom-Mitarbeitenden zur Verfügung stellen können. So waren und sind wir in der Lage, viele Prozesse in kürzester Zeit zu automatisieren.“

Dem IT-Profi gefallen dabei besonders die individuellen Anpassungsmöglichkeiten: „Für die einzelnen Felder lassen sich bestimmte Abhängigkeiten entwickeln und pro Feld verschiedenste Datenquellen hinterlegen, was standardmäßig eingeblendet werden soll. Die Möglichkeiten sind sehr umfangreich und entsprechen voll unseren Erwartungen an ein solches Frontendportal. Damit sind wir sehr zufrieden.“ In diesem Zusammenhang finden auch der Servicegedanke und die übersichtliche Verwaltung der Workflows bei der ekom21 eine hohe Akzeptanz.

Die Automatisierungsplattform fungiert als Webshop, über den die Anwendungsbetreuer verschiedene Dienstleistungen buchen können. Dabei sorgt ein individualisierbares Rollen- und Rechtekonzept dafür, dass User nur die Workflows sehen, für die sie auch berechtigt sind. Dies erleichtert die manuelle Administration und verringert die Fehleranfälligkeit erheblich.